簡 介
秘書室為秉承校長之指示，協調各單位與跨部門工作推展事宜之幕僚單位；除經常性業務之外，並負責學校重要計畫及校務規章之擬定、執行與修正，以提升學校行政效率。秘書室主要業務包括：
*承校長之指示，處理相關校務發展及協調跨部門工作業務之事宜。
*行政會議、校務發展委員會議及校務會議等校級會議之相關議事之事宜。
*校務發展計畫、校務行政品質及行政績效評鑑管理。
*各單位(校、處、室、院、系)及各重要計畫之列管追蹤與考核彙整。
*協調評鑑、訪視等事宜。
*公文、信件之審核陳判、承轉、用印、建檔、公務交辦及經費核銷事宜。
*公文收發文號編定及管制、公文函件寄送之諮詢。
*校長行程安排、聯繫、登錄及函電、書信文字之撰擬。
*校長室及秘書室之財產管理與維護。
*電子信箱或來電，有關師生陳情建議事務之處理。
*協調相關大型校級活動事宜、協助會客及外賓訪客之聯繫接待事宜。
*性別平等教育委員會會議、案件承辦與資料彙整。
*內部控制制度業務及委員會會議之承辦與資料彙整。
*網頁管理維護及電子郵件處理、新聞媒體資料彙整及校內電子刊板訊息更新維護。
*全校郵件、包裹之處理。
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職 掌
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職 稱：
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主任秘書
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姓 名：
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呂冠瑩
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聯絡分機：
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768
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電子信箱：
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工作職掌：
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承校長之命，處理相關校務發展事宜
承校長之命，協調跨部門事宜
綜理秘書室事宜
所系科班調整規劃管理
校務發展計畫管理
協調評鑑、訪視事宜
校務行政品質管理
行政績效評鑑管理
計畫管制（校、處、室、院、系）
協調校級會議事宜
協調校級活動事宜
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職 稱：
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辦事員
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姓 名：
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黃湘茹
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聯絡分機：
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788
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電子信箱：
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工作職掌：
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校長行程之安排、連繫及登錄
校長室電子郵件信箱之管理
召開臨時性會議之連繫
公文、信件之收件陳判
協助會客及外賓訪客之接待
校長室財物之請購、財產保管相關事宜
校長函電、公文、請柬、致贈禮品等指示辦理事項
列管事項追蹤考核資料之彙整
捐贈、捐款業務之管理
分層負責（授權）表
法院執行命令之處理
財產管理與維護
電子信箱中，有關師生陳情建議事務之處理
其他臨時交辦事項
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職 稱：
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職員
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姓 名：
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吳珮芬
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聯絡分機：
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761
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電子信箱：
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工作職掌：
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各單位陳核文件登錄與審核、簽辦與建檔管理
公文或各項文件用印
教育部評鑑、訪視工作之承辦與資料彙整
性別平等教育委員會會議、案件承辦與資料彙整
財產管理與維護
新聞媒體資料建置
電子刊板訊息更新與維護
其他臨時交辦事項
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職 稱：
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職員
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姓 名：
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林怡珊 |
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聯絡分機：
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766
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電子信箱：
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wu2ph@mail.hdut.edu.tw |
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工作職掌：
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校務發展計畫書之承辦與資料彙整
校務會議、行政會議之承辦與資料彙整
列管事項追蹤考核資料之彙整
校務發展委員會會議之承辦與資料彙整
內部控制制度業務之承辦與資料彙整
內部控制委員會會議之承辦與資料彙整
網頁管理與維護
其他臨時交辦事項
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職 稱：
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職員
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姓 名：
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林雪婷
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聯絡分機：
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763
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電子信箱：
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工作職掌：
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公文收發文號編定及管制
繕打收 、發文處理
公文機密等級註銷
公文歸檔、催辦
公文檔案掃描、銷毀
公文函件寄送之諮詢
文書表格之編印、提供
公文處理統計表
公文系統管理
全校郵件、包裹處理
催領未領郵件
郵資控管、核銷
公文大宗外送遞送郵件
其他臨時交辦事項
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職 稱：
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行政老師
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姓 名：
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陳秀美
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工作職掌：
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協助回覆政府單位及陳情來文之撰修
協助重要校級活動文稿/文案之撰修
支援校級活動(畢業典禮、校慶、發願樹、新生迎新等)
其他臨時交辦事項
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