秘書室簡介/職掌

簡  介

秘書室為秉承校長之指示，協調各單位與跨部門工作推展事宜之幕僚單位；除經常性業務之外，並負責學校重要計畫及校務規章之擬定、執行與修正，以提升學校行政效率。秘書室主要業務包括：
*承校長之指示，處理相關校務發展及協調跨部門工作業務之事宜。
*行政會議、校務發展委員會議及校務會議等校級會議之相關議事之事宜。
*校務發展計畫、校務行政品質及行政績效評鑑管理。
*各單位(校、處、室、院、系)及各重要計畫之列管追蹤與考核彙整。
*協調評鑑、訪視等事宜。
*公文、信件之審核陳判、承轉、用印、建檔、公務交辦及經費核銷事宜。
*公文收發文號編定及管制、公文函件寄送之諮詢。
*校長行程安排、聯繫、登錄及函電、書信文字之撰擬。
*校長室及秘書室之財產管理與維護。
*電子信箱或來電，有關師生陳情建議事務之處理。
*協調相關大型校級活動事宜、協助會客及外賓訪客之聯繫接待事宜。
*性別平等教育委員會會議、案件承辦與資料彙整。
*內部控制制度業務及委員會會議之承辦與資料彙整。
*網頁管理維護及電子郵件處理、新聞媒體資料彙整及校內電子刊板訊息更新維護。
*全校郵件、包裹之處理。

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

職  掌                                          
職　　稱：
主任秘書
姓　　名：
呂冠瑩
聯絡分機：
768
電子信箱：
工作職掌：
†承校長之命，處理相關校務發展事宜
†承校長之命，協調跨部門事宜
†綜理秘書室事宜
†所系科班調整規劃管理
†校務發展計畫管理
†協調評鑑、訪視事宜
†校務行政品質管理
†行政績效評鑑管理
†計畫管制（校、處、室、院、系）
†協調校級會議事宜
†協調校級活動事宜
職　　稱：
辦事員
姓　　名：
黃湘茹
聯絡分機：
788
電子信箱：
工作職掌：
†校長行程之安排、連繫及登錄
†校長室電子郵件信箱之管理
†召開臨時性會議之連繫
†公文、信件之收件陳判
†協助會客及外賓訪客之接待
†校長室財物之請購、財產保管相關事宜
†校長函電、公文、請柬、致贈禮品等指示辦理事項
†列管事項追蹤考核資料之彙整
†捐贈、捐款業務之管理
†分層負責（授權）表
†法院執行命令之處理
†財產管理與維護
†電子信箱中，有關師生陳情建議事務之處理
†其他臨時交辦事項
職　　稱：
職員
姓　　名：
吳珮芬
聯絡分機：
761
電子信箱：
工作職掌：
†各單位陳核文件登錄與審核、簽辦與建檔管理
†公文或各項文件用印
†教育部評鑑、訪視工作之承辦與資料彙整
†性別平等教育委員會會議、案件承辦與資料彙整
†財產管理與維護
†新聞媒體資料建置
†電子刊板訊息更新與維護
†其他臨時交辦事項
職　　稱：
職員
姓　　名：
 林怡珊
聯絡分機：
766
電子信箱：
 wu2ph@mail.hdut.edu.tw
工作職掌：
†校務發展計畫書之承辦與資料彙整
†校務會議、行政會議之承辦與資料彙整
†列管事項追蹤考核資料之彙整
†校務發展委員會會議之承辦與資料彙整
†內部控制制度業務之承辦與資料彙整
†內部控制委員會會議之承辦與資料彙整
†網頁管理與維護
†其他臨時交辦事項
職　　稱：
職員
姓　　名：
林雪婷
聯絡分機：
763
電子信箱：
工作職掌：
†公文收發文號編定及管制　
†繕打收 、發文處理
†公文機密等級註銷　　　　
†公文歸檔、催辦
†公文檔案掃描、銷毀　　　
†公文函件寄送之諮詢
†文書表格之編印、提供　　
†公文處理統計表
†公文系統管理
†全校郵件、包裹處理      
†催領未領郵件
†郵資控管、核銷          
†公文大宗外送遞送郵件
†其他臨時交辦事項
職　　稱：
行政老師
姓　　名：
陳秀美
工作職掌：
†協助回覆政府單位及陳情來文之撰修
†協助重要校級活動文稿/文案之撰修
†支援校級活動(畢業典禮、校慶、發願樹、新生迎新等)
†其他臨時交辦事項