► 收文

　　1.外來公文若有移文退文均會留記錄不得要求刪除

　　 （若需移文退文請盡速處理避免超過時效）。

　　2.密件外來公文，勿委請工讀生取件，會辦流程中請務必將個資資料裝入信封內。

► 發文

　　1.發文時請注意公文附件檔案名稱字數25字元以內(含中、英、數字、標點符號)，不

　　得使用全形字體及特殊符號。

　　(注意：中文1個字為2字元；數字、英文、符號等均為1字元)

　　2.發文時附件檔案(總容量)不得大於5MB。

　　3.公文發文若為電子含紙本，務必電子、紙本同步完成文書才會收件，請不要只有紙本 

 　　 跑完就將文給文書，文書不予受理。

　　（紙本、電子同步文書組當場發文才不會拖文等承辦來收文用印，也避免公文遺失責任歸屬）。

　　4.文書組電子含紙本發文完畢請務必至秘書室用印，再執行寄出動作。

　　5.密件公文解密條件請務必詳填「本件至ＯＯＯ年ＯＯ月ＯＯ日解密」，請不要填寫「一

  　　年、一個月、十個月」等字樣。

　　6.「公告」請務必使用電子含紙本。

　　7.紙本發文若為親送，歸檔時請務必將親送單繳回文書組。

　　（親送單上請務必請該單位壓日期）

　　8.紙本發文時若經文書、秘書於紙本上修改之字樣請避免再次發文時出現錯誤。

　　9.文書組在系統看到「電子簽核」之函稿，為電子發文，請各單位務必確認附件是否正

 　　 確，避免文已發出才發現問題。

　　10.發文之函稿請務必輸入機關「全銜」例如:華夏科技大學，請輸入:華夏學校財團法    

   　　人華夏科技大學，「台」請輸入「臺」。

　　11.發文時「電子簽核」、「電子含紙本」請務必清楚，避免文書組將該文已電子發出有

  　　 領據部分請各單位一律使用電子含紙本。

   　　(電子簽核為電子發文，電子含紙本為紙本發文或電子、紙本一併發文)

► 相關注意事項

　　1.請各單位務必每日進公文系統點公文，避免公文過時效。

　　2.公文速別之分辨、卷宗夾分辨、辦理時限。

　　　•最速件-紅色卷宗-1天

　　　•普通件-白色卷宗-6天

　　  •密件-黃色卷宗-依規定時效辦畢

　　3.承辦人若在流程中須抽換附件，請會簽單位將文退回至承辦單位，由承辦單位抽換。

　　4.若需調案公文請一律填寫調案單，沒填文書不予調文，僅提供填寫之調案單檔案。

　　5.複製公文時請務必注意年度，請勿複製完沒有更改年度。

　　6.期望語請勿使用挪抬(空格)，如:請鑒核。（勿輸入＂請　鑒核＂）。

　　7.製作公文時請各單位務必將「可修改內容」打勾。

　　8.發文有使用網址請注意，網址不能有特殊符號，如:? = % & …等，若網址有出現特

  　　殊符號者請至縮網址網頁，將該網址縮短即可。